株式会社片山化学工業研究所様

株式会社片山化学工業研究所
安全委員会・総務部

常務取締役 安全委員会委員長 中西敬昌 様
総務部部長 安全委員会副委員長 吉川由剛 様
総務部総務チームリーダー安全委員会事務局 東孝光 様

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個人情報保護に配慮した設計が導入の決め手!
緊急時ID/パスワード不要で安否確認できる利便性も魅力

 

導入前の課題
  • 以前からBCPを仕組みとして強化する必要性を感じていたが、個人情報保護の問題がクリアできなかった

  • アナログな安否確認フローだったこともあり、東日本大震災で連絡のとれない従業員が複数名発生。迅速な見直しを迫られる

導入の決め手
  • 個人情報保護に配慮した設計
  • 緊急時にID・パスワード不要で安否確認できる利便性
導入の経緯
  • 「安否確認サービス」をすでに導入していた合弁販社のパートナー企業から紹介されたことがきっかけ
  • 管理者が従業員の連絡先を管理する必要がない仕組みであることが導入の決め手に

 得られた効果
  •  IDやパスワードを入力しなくとも情報収集が可能なため、迅速な安否確認体制が実現
  • 定期的な発信訓練の実施により、変更後登録を忘れがちな緊急時連絡先の登録漏れを防止するほか、従業員の災害意識を啓蒙する効果も
片山化学工業研究所さんは、「環境の科学で新しい価値を」をスローガンに、幅広い分野で地球環境の保全と産業の発展に貢献する製品を開発されています。具体的にはどのような取り組みをされているのでしょうか?
メインの事業は水処理薬剤の開発・製造です。水処理薬剤は、製鉄所や製紙工場、石油精製工場などで使われます。こうした工場では日常的に非常にたくさんの水を使用するのですが、パイプの腐食や詰まり、汚れといったさまざまな問題を引き起こします。また使用した水を、環境基準を満たして排水することも求められています。当社では、こうした問題を防止し、環境にも悪影響を及ぼさない水質に化学処理する薬剤を提供しています。当社は、設立は1956年ですが、創業は1908年ですのでもう100年以上になります。「環境に優しい水処理薬剤のパイオニア」として、環境負荷の低減と安定した工場操業をサポートしてきました。
まさに、日本の産業を支えてきたことがわかります。グローバル企業とジョイントベンチャーを組んだ関連会社もあると聞いております。
はい。2004年に、世界170カ国以上のグローバルネットワークを持つ米国のNALCO Water/NALCO Championとの合弁で、水処理薬剤の販売を行う片山ナルコ株式会社を設立しました。これによって、全てのお客様企業に最適な薬剤の選定と、全国をカバーした地域密着型のきめ細やかなサービスの提供が可能となりました。
全国展開をされているだけに、地震や台風、パンデミックといった緊急時の社員さんの安否確認にも手間がかかっていたのではないでしょうか?
基本的には、各拠点のトップが所属する従業員の安否を確認し、被害の有無などを含めて大阪の本社に報告するフローにしていました。電話をベースとしたアナログな方法でしたが、以前はさほど大規模な災害が起きなかったので、それでも対応できたのです。ところが、2011年に起きた東日本大震災で、東北エリアの従業員の安否確認がとれませんでした。連絡をとるのも非常に苦労をしまして、危機管理のあり方を抜本的に見直そうということになりました。
※1
危機管理の抜本的な見直しをするうえで、どのような課題があったのでしょうか?
実は、東日本大震災以前から、安全委員会を中心に、社内で長らくBCPを強化すべきだという議論を展開してきました。そのための仕組みづくりも検討しましたが、ネックとなったのが個人情報保護の問題です。いくら従業員とはいえ、プライベートの連絡先を社内で共有するのはコンプライアンスの面でも望ましくありません。結果、有効な解決策が見つからないまま、アナログなやり方を続けてきてしまいました。

しかし、東日本大震災の発生によって、大災害はいつ起こるともしれないことがはっきりしましたので、一刻も早く対応しなければならないと考えました。そんなとき、片山ナルコでパートナーシップを結んでいるNALCO Water/NALCO Championの日本法人から、レスキューナウさんの「安否確認サービス」を紹介されたのです。
NALCO Water/NALCO Championさんが「安否確認サービス」を利用していたのでしょうか?
【導入の決め手:課題だった個人情報の問題がクリア】
そうなのです。非常に良いサービスだと紹介されました。まずは、課題となっていた個人情報の問題がクリアされていることが大きかったですね。従業員のプライベートな連絡先は、登録した本人だけが閲覧でき、管理者は見られない仕組みとなっていますので、安心して使うことができます。
実際に「安否確認サービス」を導入されてからは、どのように運用されているのでしょうか?
当社では、導入前から定期的に火災訓練と地震を想定した避難訓練を実施していますが、それらに加えて年に1回のペースで「発信訓練」を行うようになりました。この「発信訓練」には、いくつかの意味をもたせています。1つは、新たに入社する従業員に「安否確認サービス」の使い方を知ってほしいということ。そして、登録されている連絡先が誤っていないか、最新のものかどうかを従業員各自に確認してもらう狙いもあります。片山化学工業研究所は209名(2021年3月末現在)、片山ナルコは277名(2020年11月末現在)の従業員が所属していまして、それなりに異動があるため、住所が変わる者が少なからずいます。異動前の住所のまま更新するのを忘れてしまうケースもありますので、リマインドを促すきっかけとして機能しています。
東日本大震災以降、各地で地震や風水害など大規模な自然災害が頻発しています。訓練以外の場面で実際に「安否確認サービス」が作動される機会も増えていると思いますが、感触はいかがでしょうか?
災害発生時に自動で安否確認メールが配信され、従業員からの回答は自動集計されますので、安否確認までのスピードが着実に向上したうえ、手間も本当にかからなくなりました。状況を確認するのも、リンクからアクセスするだけで、わざわざIDやパスワードを覚えておいたり入力したりする必要もないので、非常に便利だと感じています。特に、深夜や休日は私ども安全委員会のメンバーもすぐに対応できない場合がありますので、自動的に配信されることの安心感は大きいですね。安否確認がとれない従業員が誰なのかもすぐわかりますので、「次」への対応が素早くできるのもメリットに感じています。

あとは、「発信訓練」の実施も含めて、従業員の災害に対する意識の啓蒙にも役立っていると感じることはあります。どうしても、震災や災害に遭った経験を持つ人や、大きな被害があったエリアにいる人以外は災害意識が向上していかない傾向がありますが、定期的に「安否確認サービス」に触れることで、災害へ備える意識の醸成につながっている感触はあります。
訓練を含めて定期的に安否確認メールに触れることで、従業員のみなさまの意識が高まっているということですね。現在、安否確認メールの回答率はどのくらいなのでしょうか?
ほぼ100%を達成しています。訓練の時点で、返信がない従業員を抽出し、連絡先の登録が漏れていたり古い情報を更新していなかったりしたら改善していますので、「安否確認メールに素早く対応する」という行動様式は社内で定着していると思います。

ただ、訓練時はお客様先にいる営業担当などもいますので、タイムリーな返答が得られないケースがあるのは事実です。でも、遅くとも翌日までには全員が回答を終了していますので、操作方法なども浸透させることができました。
100%の回答率を実現している時点で、従業員一人ひとりの災害意識が高いことが伝わってきました。最後に、今後の展望やレスキューナウに期待することなどありましたらお聞かせください。
災害対応以外にも、こうしたネットワークを活用できればとは考えています。たとえば、現在のコロナ禍では、従業員一人ひとりが不安を抱えていると思いますので、まだ検討段階ですが、何らかのケアに役立てたいですね。そのあたり、レスキューナウさんには他社さんの事例などの情報提供をいただけたらありがたいと思っています。

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