更新型安否確認で災害対応を効率化！imatomeの仕組みとメリットを徹底解説
災害発生時に従業員の安全を迅速かつ正確に把握するための安否確認。imatomeでは、従来の仕様に代わり、より効率的で正確な安否情報の管理を実現する「更新型」を採用しています。
この新しい仕組みがどのように企業の災害対応を変えるのか、その概要と背景、そして従業員と管理者それぞれのメリットについて詳しく解説します。
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imatomeの「更新型」安否確認とは？
災害発生後の安否確認は、企業が従業員の安全を迅速かつ正確に把握するために欠かせないプロセスです。しかし、従来の安否確認では、余震や津波など、関連する災害が続けて発生すると、そのたびに新たな安否確認が実施され、その数だけ回答が記録されるため、それらの取り扱いが煩雑になりがちでした。
これらの課題を解決するため、imatomeでは新たに「更新型」安否確認を採用しました。この仕組みでは、従業員1人につき1つの安否ステータスを常に管理し、効率的かつ矛盾のない安否情報の取り扱いを実現します。
この新しい仕組みの特徴は以下の通りです：
- 1人につき1つの安否ステータス管理従業員ごとに1つの安否ステータスを保持し、安否確認の都度回答をイチからおこなうのではなく、その前の回答を更新していく形になります。
安否確認がされることに関係なく従業員自身によって更新もできますので、いつでも常に即座に最新の状況にしておくことができます。
- リアルタイムで最新情報を反映
管理者は、災害対応中のどの時点でも最新の状況を簡単に確認できます。いくつもある回答情報の統合やどの回答を見たらよいかなどで時間を取られることがありません。
- 回答者の負担軽減
安否確認が連続して行われても、毎回すべての質問に回答するのではなく、前回の回答内容が保持されていますので、変更がなければ「変更なし」、安否状況に変更があればステータスを更新するだけです。
具体例：たとえば、こんな状況を想像してみてください。
10:00、震度5強の地震が発生。この地震に対応する安否確認がimatomeで自動実施され、従業員Aさんに通知が送信されました。安全確保を優先したAさんはこの時点で回答できず「未回答」の状態です。
11:00に津波が発生し、津波の安否確認が新たに実施されます。しかし、Aさんは引き続き回答できない状況です。
その後、12:00にようやくAさんは「無事」と回答。この回答により、Aさんの安否ステータスが「未回答」から「無事」に更新されるだけでなく、地震・津波どちらの安否確認にも自動的に反映されます。
- 10:00 震度5強の地震が発生。この地震についての安否確認がimatomeで自動的に実施され、従業員Aさんに通知されました。 しかし、Aさんは安全確保のため回答ができず、この時点では「未回答」の状態です。
- 11:00 津波注意報が発表。津波注意報発表についての安否確認が新たに実施され、Aさんには新しい通知が届きました。 しかし、Aさんはまだ回答できず「未回答」のままです。
- 12:00 Aさんが地震についての安否確認を開き、「無事」と回答。この回答により、「12:00」という最新の回答によって、地震についての安否確認だけでなく、回答よりも前の時間帯に行われた津波についての安否確認にもその内容が自動的に反映され、Aさんの安否ステータスがいずれも「未回答」から「無事」に更新されました。
- 結果管理者は、Aさんの回答が都度行われなかったような場合でも、回答があった時点でそれ以前に実施された全ての安否確認に最新の安否ステータスが反映され、最終的に最新の安否状況を正確に把握することができます。
従業員にとってのメリット
- 前回の回答をベースに更新できる従業員1人につき1つの安否ステータスを保持し、安否確認の都度回答をイチからおこなうのではなく、その前の回答を更新していく形になります。安否確認がされることに関係なく従業員自身によっての更新もできますので、いつでも常に即座に最新の状況にしておくことができます。
- 状況が変わった場合に更新可能従業員の安否ステータスが常に1つなので、状況が変わった場合にはいつでも自身の安否ステータスを更新でき、集計中の安否確認が複数あってもすべて最新のステータスが反映されます。
- 災害時の負担を軽減複数回の安否確認がおこなわれても、「いま」の時点の安否ステータスに更新すれば、それまでに回答したかどうかにかかわらず集計中の安否確認にすべて反映されるので、未回答の安否確認が残っていないようにといった心理的ストレスや混乱を軽減し、身の回りの安全確保ができてから落ち着いて安否ステータスを登録できる本来あるべき操作環境を提供します。
担当者（管理者）にとってのメリット
- 常に最新情報を確認可能管理者は、災害が発生した時点や対応の途中でも、従業員ごとの最新安否ステータスを確認できます。複数の回答を突き合わせる必要がなく、正確で最新の状況把握ができます。
- 情報の一元管理複数回の安否確認が行われていても、拠点や全社のダッシュボード上のリアルタイム集計では、従業員1人につき1つの最新安否ステータスで自動集計されるため、回答データの統合や整理の手間を省けます。管理者が「いま」の情報にすぐアクセスできるのが特徴です。
- 余震や関連災害時に必要な安否確認対応と回答率向上の両立imatomeの安否確認では、余震や津波など新たな災害が発生した場合、それが安否確認をすべきとした基準であれば、どんなに短期間であってもその都度安否確認を実施すべきと考えます。しかし、従業員は可能なタイミングで自身の安否ステータスを登録・更新するだけで、すべての安否確認に個別に回答していく必要はありません。また、安否確認の都度、安否ステータスを更新する場合も、前回までの登録内容をベースに更新していくだけの従来と比べて極めてシンプルな操作になっており、面倒くささによる回答率の低下を招きません。
- 意思決定がスムーズに進む管理者は、いくつ安否確認が行われていて、それらに個別にある従業員の安否ステータスをどう取り扱うかなどで頭を悩ませたり、ツール操作の手間をかけることなく、常に自動で集計される最新の安否情報の結果に基づいて迅速な状況把握が行えます。これらに使っていた工数や時間は、事業継続対応の優先順位の検討や未回答者のフォローなど、より重要で具体的な対応に充てていくことができるようになります。
まとめ
imatomeの「更新型」安否確認は、従業員にとっても管理者にとっても、負担を軽減しながら効率的な災害対応を可能にする革新的な仕組みです。従業員1人につき1つの安否ステータスにより、情報の透明性と信頼性が向上し、企業全体の危機管理能力を強化します。（特許申請中）
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