安否確認システムの導入・乗り換えを堅実に比較・検討する５つのポイント

こんにちは！レスキューナウです。

今では一般的になってきた災害や危機発生時に使用する安否確認システム（安否確認サービス）ですが、御社はもう導入していますか？

導入済みの企業でも現状の機能やサポート内容に不満があり、乗り換えを検討している場合も…

そこで今回は、安否確認システム（安否確認サービス）を導入・乗り換えするときの比較・検討ポイントをご紹介します。

そもそもなぜ安否確認をする必要があるのか？

会社は、従業員が安全に働ける環境を整える法的義務を負っています。

cf.労働契約法第5条「使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。」

国の防災計画でも災害時に企業が果たすべき役割として以下を挙げています。

• 生命の安全確保
• 二次災害の防止
• 事業の継続
• 地域貢献、地域との共生

つまり、危機発生時には、従業員の状況を素早く把握し、必要な措置を講じる義務があります！

安否確認では、なにを「確認」すべきなのか？

大別すると以下の3点を確認するのが一般的です。

①従業員の状況

従業員が無事であるかどうか、会社が支援すべき従業員はいないかを確認します。

②従業員の家族の状況

従業員本人だけではなく、家族の状況も確認している企業が多いです。
これは、家族にもしものことがあった場合、勤務継続が難しいためです。
また、家族が新型コロナなどの感染症にかかってしまった場合など、
会社側から適切な指示を仰がなければいけないケースも想定されます。

③緊急時に対応出来るリソース（人手）の把握

事業継続や復旧作業に必要な人材を配置するため、
すぐに稼働できる従業員が何人いるのかを把握する必要があります。

安否確認をする方法は、安否確認システムだけではありません！

最近では安否確認システムが一般的ですが、他にも様々な方法があります。

緊急連絡網

昔ながらの方法といえば「緊急連絡網」もあります。ただ、震災時は通信規制がかかる点、
個人情報の問題でプライベートの番号を登録することが難しい点が懸念されています。

点呼

出社率の高い会社であれば、オフラインの「点呼」という方法もあります。
オフィスにいる従業員様しか確認できませんが、一番手っ取り早い方法です。

SNS

最近のトレンドは、「SNS」で安否確認を実施している企業も増えています。
普段から利用しているツールを使うことで回答しやすいメリットもありますが、
SNSのアカウントを会社に伝えたくない従業員様も少なくないはず…

↓↓↓

どの方法も一長一短ありますので、複数手段を上手く組み合わせることがオススメです。

例）オフィスにいる従業員様については点呼を取り、管理者が安否確認システムにまとめて入力

安否確認システムだからこそ出来ること5選

自動送信機能

気象庁の発表情報と連携し、事前に登録されている従業員へメールを自動で送信してくれます。
自動送信のトリガーは各社により若干の違いはありますが、主に震度と気象特別警報がトリガーとなります。

メリット

• 手動で送信するよりも素早く送信できる
• 対象地域に居住する従業員様にのみ送信することができる
• 災害時、担当者が起動業務に拘束されることを防止できる

回答の自動集計

従業員が回答した内容をシステムが自動で集計してくれます。
システムによっては、部署ごとや役職ごとに集計することができるものもあります。

メリット

• 手動で集計するよりも素早く集計できる
• ばらばらに回答が来ても都度集計し直す手間が減る
• 対応が必要な部署・従業員を素早く特定できる

指示・連絡機能

個別もしくは部署・役職などのグループに対して、指示や連絡メールを送信することができます。台風接近時などに注意喚起、出社に関する指示・連絡をしているケースも見受けられます。

メリット

• 安否確認後のコミュニケーションまで取ることができる
• 災害時のコミュニケーションツールとして一気通貫で活用できる

未回答者への再送機能

安否確認メールへの応答がない従業員に対して、自動でメールを再送する機能を実装しているシステムもあります。

メリット

• 担当者の負担なく回答漏れを防ぐことができる

家族掲示板機能

従業員が自分の家族と連絡をとるための機能です。SNSや災害伝言掲示板などもありますが、災害時はアクセスが集中したりすることも考えられるため、ひとつでも多くの連絡手段を持っておくことは非常に有効です。

メリット

• 従業員が家族の安否を確認し、安心して就業できる

安否確認システムを比較検討する際のポイント5選

操作性は簡単か？

安否確認システムは、いざというときに利用するシステムです。
普段利用している業務システムとは異なるため、「操作方法がわからない」「ログインIDを忘れた」等のお問い合わせが多く発生します。
緊急時でも簡単に利用できる設計になっているか確認しておく方が良いと思います。

アプリを提供しているか？

最近では、スマホ用アプリを提供している会社が増えています。
アプリのPUSH通知ならメールよりも遅延が少なく、かつメールアドレスがない人にも連絡ができるメリットがあります。
また、スマホの設定によっては、他の作業をしていても画面上に表示されるため、「メールに気付かなかった」を防止できます。

柔軟な権限の設定ができるか？

組織体制にあわせて部署・役職ごとに細かく権限を設定できるシステムなのか。
部門長に担当部署のマスタメンテナンスまで可能な権限を付与、経営層には全従業員の回答結果だけ見られる権限を付与 etc…

運用サポートが充実しているか？

操作方法・機能についてだけのサポートなのか、運用面も含めた全般的なサポートなのか。
安否確認システムは、導入した後の運用で効果が大きく左右されるため、運用面のサポートがとても大事です。
例）登録率・回答率を上げる方法、訓練の実施方法、文面テンプレートの提供 etc...

信頼できる稼働実績があるか？

災害時は、通信規制の影響や、アクセスの集中により処理が遅くなることも想定されます。
災害時においても安定して稼働しているシステムなのか確認しておくことが大事です。
また、従業員様の個人情報を登録するシステムのため、セキュリティ面の確認も必須です。

最後に

いかがでしたか？

• 当社も安否確認システムを導入するべきなのか？
• どの安否確認システムを導入するべきなのか？
• 今導入しているシステムで使いづらい部分がある…
• 従業員の回答率が上がらずに困っている　etc…

安否確認業務に関するお困りごとがございましたら、まずはお気軽にご相談ください。

レスキューナウが提供する「安否確認サービス」の詳細は、下記ページで紹介！