安否確認サービス/システムの「ココが困る！」「こんなこと出来たら良いのに！」他社事例25選

こんにちは。レスキューナウです。

安否確認サービスは使ってますか？

安否確認サービスを提供している会社、最近多いですが、使ってて「これが出来ないのか、、」「これは困るよね！」「自社の体制からすると、こういう機能があったらいいのに！」ということがあるのではないでしょうか！

今回はよくご相談いただく安否確認システムでのお困りごとを事例としてまとめました。

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ログインできない、、、

通常の安否確認システムだとログイン用のIDとパスワードが必要です。

スマホなどが記憶をしてくれていることが一般的ですが何かのエラーでパスワードが分からなくなると過去のメールを遡ったり、再発行したりと、緊急時に使用するには不便です。

そこで安否確認の連絡の中にログイン情報を組み込み、一人一人に合わせたURLを送信することによって、ログインなしで安否確認の返答をすることができるサービスもあります。

さらに、集計結果を見る管理画面へのログインについてもIDとパスワードが必要な安否確認システム、IDとパスワードが必要ない安否確認システムに分かれます。選定の際に確認することをおすすめします。

メールが送れない

お正月に「明けましておめでとう」メールを送るときに日付が変わる瞬間になかなかメールが送れなかった経験はないでしょうか？

安否確認システムのメールでも同じことが起こる可能性があります。

東日本大震災のときは携帯メールが全く使えなかった人が35％で、大多数が繋がりにくさを感じていたといいます。電話などの通信規制に至っては80～90％だったと言われています。

メールの場合は災害・危機の際に回線が詰まってしまうことも。メールで社員の安否を集計できるから大丈夫だと思っていたら集計がかなり遅れてしまう可能性もあります。

インターネットを利用した安否確認システム、つまりアプリを使った安否確認システムなら、そういった詰まりが少ないと言われています。

ただし、通信規制以外にも、各キャリアのサーバーで処理件数の急増による停滞が発生する可能性、通信障害が発生する可能性もあります。

これらのリスクを考えたときに、メールとアプリなど複数の手段を持つシステムが万が一の際は安心して使えそうですね。

アクセス環境が悪い、回答を送信できない

ただし、インターネット自体が切れてしまう場合も想定する必要があります。ネットが繋がらなくても安否確認の回答を送信する端末で登録しておいて、インターネットが繋がったら自動で送られる安否確認システムもあります。

インターネットが繋がらないときに無理に安否確認システムだけで対処する必要はありません。そんなときのために「防災カード」など、アナログなものでどんな対処が必要かを社員に伝えることができます。

アプリの提供がない

メールで安否確認の連絡を受け取る設定の場合、通信規制や迷惑メールフィルタによってそもそもメールが届かない場合があります。

その場合は社員が自ら安否確認の画面をブラウザで検索したり、ブックマークしておいたページを開いたりすると思いますが、考えるだけで大変な作業です。緊急時に面倒なことを社員・従業員にやってもらうとなると、集計の回答率が低くなってしまっても仕方ありません。

メール以外の手段としてアプリを提供している安否確認システムなら、そのアプリにプッシュ通知がくることが期待できます。

メールを受信できない場合も、アプリ上で簡単かつ自動でログインし回答ができるのでメールのみに比べて回答率の向上が期待できます。

設定したい権限・グループの上限数が足りない

安否確認システムを起動するときに、全国一斉に起動するということは稀なのではないでしょうか。

災害が全国に渡って発生しているというよりは、ある地域で起こることを災害対応の担当者は想定していると思います。

そうすると地域ごとであったり、部署ごとであったり、はたまた役職ごとであったり、と起動するかしないかもそうですが、送信するメッセージを分けたいといったニーズもあります。

権限やグループの上限が自社の必要数・階層数を満たしていないと実際のシーンで使えないことになってしまうので選定時に注意が必要です。

集計結果も、役職によって見ることができる範囲を制限できると便利です。

権限や階層が自社の組織体制に沿った設定や、プラスα のグループ設定ができるか確認することをおすすめします。

安否確認システムの導入・乗り換えの時に役立つ記事はこちら▼

全国ではなく、地域を絞って送信できますか？

1つ前でも書きましたが、その安否確認システムが地域別で配信できるのか事前に確認してから契約することが大切です。

気象庁発表情報とリンクして市区町村単位での起動を意図するものです。

遠く離れた地域での災害に対して全社員に安否確認のメッセージを送ってしまうことを防ぐための機能といえます。

大地震が発生したエリアにお勤め、お住まいの方を対象として安否確認のメッセージが送信できると、大地震が発生していない地域の方への空振りがなくなります。

集計する際も、大地震に該当するエリアに絞って表示されるため、情報把握が素早くできるようになるというメリットがあります。

社員の居住地と、会社の住所が違う都道府県

千葉県在住の方が東京都内の会社に出勤している場合、もし千葉で災害が起こったらどちらで安否確認を起動するのか？

安否確認システム上で居住地と勤務地を分けて登録できるものもあります。もちろんその場合、どちらの都道府県で災害や危機が起こってもしっかり本人に安否確認システムのメッセージが届きます。

検討の際に確認してみてください。

サポートから全然レスポンスがない

安否確認システムは契約すれば使えるようになるものではありません。

社員の情報を登録したり、万が一に備えて起動の訓練も必要です。

その都度分からないことあったときに、安否確認システムの会社のサポートが乏しいと災害対応が立ち行かなくなります。

その会社のサポートが操作方法のみなのか、運用面の相談も対応しているのか、などどのくらい充実しているか、契約前の段階の対応やしっかり質問して確認するようにしましょう。

手動で起動どころじゃない大きな災害のときはどうするの？

大きな震度の地震が起こった際、手動で担当者が安否確認システムを起動できるのかどうか。考えてみると災害が発生するのは夜間の場合もあるので手動では遅すぎる場合も出てきます。

そこで予め条件を指定しておけば安否確認が自動で起動する機能を有する安否確認システムもあります。

例えば震度5強以上の地震が起こった際に自動起動させる設定をするなどです。

休日や就寝中に危機が起こったら？

一つ上の内容になりますが、自動起動システムの設定をしておくことで大きさ災害が起こったときも円滑に安否確認をスタートできます。

地震以外にも特別警報によって自動起動を設定できる安否確認システムもあります。

集計して報告するのがすごく手間！

大地震の後は、大きな余震が続くことがあります。

余震でも震度が高い場合などは安否確認をする必要が出てくる場合がありますが、複数の集計が立ち上がると、手作業でまとめるのは大変です。

安否確認システムによっては、複数の集計をまとめる機能を持っているものがあります。選定の際に考慮してみるとよいです。

未回答者に催促したい！

災害時に回答できない状況にある人は、少なからず出る可能性があります。

会社からすれば未回答者の安否情報をできるだけ早く知りたいものですが、未回答者だけに再度安否確認のメッセージを送るときに、安否確認システムを立ち上げなおさなければならないのか？

これもシステムによりますが、未回答者だけに回答を催促できる機能をもつシステムもあります。

集計もそれらをしっかり反映したデータを得られるので便利です。

社内のコミュニケーションツールで得た安否情報と、安否確認システムでの集計結果がずれている、、

普段のコミュニケーションではチャットツールを使っていて、自分のチーム内でメンバーの状況を把握しました。そして会社全体の安否確認システムのメッセージも回ってきたので回答、、果たしてその結果の集計が嚙み合わない。

これはどうすればいいのでしょうか？
そもそも社員の安否を一つのシステムだけで一元管理しようとすることは私たちはおすすめしていません。

安否確認システムは安否確認業務を効率化するための手段であって目的ではありません。

メール、メッセージアプリ、電話、点呼などあらゆる方法を利用して全員の安否を確認できれば目的は達成されるかと思います。

複数方法で集計した結果がずれているのはある程度許容しつつ、その上で最終的な安否確認結果をひとつにまとめられれば良いかと思います。

回答率についてはこちらの記事もおすすめです▼

会社としては、社員の家族の安否確認まで配慮したい

本人が無事だからといってその家族がどうかは分からないのが災害や危機が起こったときには往々にしてあります。

BCP（事業継続計画）の観点からいうと、社員が業務に戻れるのか？復旧作業に入れるのか？というのが会社としては知りたい点ですが、社員の家族の状況によってはそのメンバーは会社の仕事どころではありません。

そこで家族の安否まで確認できる安否確認システムもあります。
​​​​​​​会社によっては知りたい情報の一つといえます。

社員としてでなく家族の一員として、家族の安否を把握したい

一つ上と同様に安否確認システムによっては家族の安否まで回答・確認できるシステムもありますので、検討の際は選定基準として考えてみてください。

災害や危機のときにしか使いどころはない？！

安否確認システムは災害や危機のときにしか使わないものでしょうか？

全くそんなことはありません。

まず、万が一のときにしか使わないとすると訓練が出来ていない状態なので、必ず混乱します。

訓練を含め、普段から安否確認システムを使い慣れていないといけません。

訓練以外で申し上げますと、社員への業務連絡を安否確認システムを使って普段から配信するというのが一例です。月額費用が発生していることを考慮しても災害時以外も利用できる方が費用対効果が良いといえます。

安否確認を管理する立場としては、ありとあらゆる災害・危機の情報を常に把握しておきたい、、、

安否確認システムの起動は一定の基準を設定しておくことで自動起動が可能になるわけですが、その基準以下でも自社にとって重要な災害情報はあるはずです。

そして災害や危機の情報は通常は一つのサイトにまとまっているわけではないので、探し回らないといけません。

危機管理情報をメールお届けする機能がついた安否確認システムもあります。
ご参考になさってください。

運営している会社は災害が起こっても、ちゃんとサービス提供を継続できるのか？

災害や危機が起こったとき、自社の安否確認をしようにも、安否確認システムを提供する会社が被災してシステムの元が動かない状態だとどうにもなりません。

それを防ぐためには例えば安否確認システムをつかさどるデータセンターが遠隔地に分割して設置されていることが一つの解決策です。遠く離れた違う地域・国に分かれていれば、一つの地域で大きな災害が起こっても安心して安否確認システムを使うことができるかと思います。

貴社で契約している、またはこれから検討する安否確認システムの会社のデータセンターがどこに配置されているのかチェックしてみてください。海外のどこか？国内のどこか？という視点が大切です。

運営している会社のセキュリティは万全か？

安否確認の事前登録で社員の名前やメールアドレス、家族の情報まであらゆる個人情報を登録することになります。セキュリティは気になるところです。

安否確認サービスを検討するときはそのシステムのデータセンターのセキュリティがどのように管理されているかチェックが必須です。

個人情報についてはISOやIEC、ISMS認証にどう向き合っている会社なのかも一つのチェックポイントではないでしょうか。対策をしている会社はしっかりサービス紹介資料に明記しているはずですので確認してみてください。

いざというときにスムーズに対応できるか不安！

ぶっつけ本番では期待する結果は得られません。

実際初めて安否確認システムを起動するときなどは回答率が低くなる傾向にあります。

なぜなら、そもそもの登録情報が間違っていてしっかりメッセージが送られていなかったり、社員の回答する意識づけがまだ形成されてなかったりするためです。

まずは避難訓練と同様に、安否確認についても訓練する企画をしスケジュールを確保してやってみることが大切です。

どんな内容のメッセージにすればいい？

回答が煩わしいと回答率が上がりません。

当然かもしれませんが一問一答のわかりやすく回答の負担が少ないメッセージの必要があります。

また、選択肢を設定して、選ぶだけで簡単に回答できるものの方が望ましいです。

訓練はしているが、回答率が上がらない、、、

そもそも安否確認システムでの回答率で100％を絶対目指さないといけないのか？というところから解説した記事があるので、こちらをご参照ください▼

部署の変更や、マスタメンテナンスが手動で大変すぎる

従業員数が少ないときは部署変更のときもそれほど大変ではありませんが、従業員数や部署数が増えて異動が多くなってくると、マスタメンテナンスを手動でやるのはすごく骨が折れる作業です。

安否確認システムの中にはCSVファイルで簡単に一括アップロードできるものもあります。

またオプションとして代行してもらえる会社もあるのでまずは問い合わせしてみると良いかと存じます。

社用ケータイはガラケーなのですが、、、

今となっては使用している人がほとんどいなくなったガラパゴスケータイですが、業務用としては根強く残っていたりします。

アプリでの安否確認の回答が主流になりつつありますが、ガラケーでの登録や回答に対応している安否確認システムもあります。

検討の際に確認してみてください。

母国語が日本語でない社員がいるのですが、、、

昨今の国際化で日本語以外でコミュニケーションツールをとる従業員がいることも普通になってきました。安否確認システムにも変化が求められています。

画面上のボタンで英語表記に切り替えられる安否確認システムもあります。

選定・乗り換えの際の基準としてチェックポイントに加えてみてください。

最後に

いかがだったでしょうか？

安否確認の導入を検討したり、乗り換えを検討するときに出てくる疑問をまとめました。

よくお客様から伺う安否確認システムについての疑問や不満についてレスキューナウの安否確認サービスはほぼほぼクリアしていることが多いので、検討の際はぜひ選択肢の一つとして入れていただけますと嬉しいです！

レスキューナウの安否確認サービスの詳しい内容はこちら▼

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