なぜ？BCP策定後も不安が残る理由／災害時の初動対応
BCP・リスクマネジメントの担当者さま、「自社のBCPは現実的ではない気がする」「災害時にBCP通り動けるのか不安がある」と感じてはいませんか？
実は、業種・規模を問わず多くの担当者が、BCP策定後も自社の事業継続力に課題を感じています。
しっかりとBCPを策定しているのにもかかわらず「なぜ不安に感じるのか」、「その不安を解消するためには何をすべきか」、本ブログにてわかりやすくご説明します。
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BCP策定後も不安に感じる理由
色々な会社のBCPマニュアルを拝見すると、「震度6弱以上の地震が発生した場合に災害対策本部を設置する」というような記述が多く見受けられます。
災害直後のまだ自社への影響度が判然としない状況下で、いきなり災害対策本部を立ち上げることは本当に現実的でしょうか。
災害対策本部は役員クラスや部門長クラスで構成されていることが多いため、重要な会議や会合などの予定をキャンセルして参加する状況も想像されます。
そのため、経営層から「まずは自社に影響があるのか確認してほしい」と言われてしまうこともあるのではないでしょうか。
このようにBCPで定めた「初動対応」が現実的ではないことにより、BCP策定後も不安が残ってしまうことが多いです。
また、BCPマニュアルに実施すべき項目しか記載されておらず、「誰が」「いつまでに」「どのように」といった具体的な内容や目的が記載されていない会社も少なくありません。
このような具体的な記述がないBCPマニュアルの場合、担当者が本当に計画通り実行できるのか不安に感じやすいです。
災害時の「初動対応」の重要性
災害発生から最初の数時間で必要な情報を迅速に収集できない場合、BCPフェーズへスムーズに移行できず、対応が後手に回ることになります。
そのため、レスキューナウでは、初動対応について実践的かつ具体的に計画しておくことを推奨しています。
初動対応を迅速にすることで、事業復旧までの時間も短縮することができ、結果として会社が被る損失額を最小限に抑えることが期待できます。
「初動対応計画」とは
「初動対応計画」とは、災害発生直後に企業が取るべきアクションについて取り決めておく手順書・マニュアルのようなものです。
具体的には、経営資源（従業員、オフィス、取引先、インフラ etc...）の状況確認など、自社への影響度を把握するために必要な「情報収集」「状況報告」の対応手順を記載する形になります。
ここで重要なことは、単に対応手順を列挙するだけではなく、「いつまでに」「何を」「どのように」「誰が」と詳細に決めておくことです。
すでにBCPマニュアルを策定されている会社の場合、対応方針や実施すべきアクションがBCP内に記載されているかと思います。そのアクションの具体的な方法を定めていく方法であれば、最小限の労力で「初動対応計画」を策定できるためオススメです。
・初動対応手順を簡略化したイメージ図
初動対応計画を策定するメリット
①対策のアクションが明確化する
実態として数名の担当者が経験則で対応されている会社も多いと思います。「いつまでに」「何を」「誰が」「どのように」ということが不明瞭のままでは、ミスが起こりやすくなったり、属人的な災害対応になってしまいます。
また、もしも担当者が被災した場合、会社全体の災害対応が止まってしまうリスクも想定されます。
一方、具体的な対応手順を定めている会社では、仮に担当者が被災した場合であっても、他の従業員が代わりに対応することが可能です。
また、災害の度に計画を見直していくことで、どんどんノウハウが会社に蓄積されていき、より効率的な災害対応を実現できます。
②想定外のシチュエーションに強くなる
事前に手順を決めていても想定外が起こることは当然あります。それでも事前に決めた初動対応計画を習熟しておくことで、想定外の事態にも臨機応変に対応できる余力を持つことが出来ます。
災害対応は事前の準備が非常に重要です。事前に何も決めていない場合、その場で何をすべきか決めるところからのスタートとなるため、対応が遅れてしまう可能性が高いです。
初動対応を強化するときに課題となりやすい部分
レスキューナウがリスクマネジメントの担当者に実施した初動対応に関するアンケート結果をご紹介します。
初動対応の担当者を決めていたり、手順書・マニュアルを整備している企業は全体の半数程度。また、策定したマニュアルが機能するか訓練で検証している企業は、全体の2割程度まで下がります。
時間や人員を割けなかったり、自社だけではノウハウが足りないことが原因となり、取り組みが進まない状況があるようです。
Q.貴社のご状況について当てはまるものをお選びください（複数回答可）
①初動対応に関する取り組みが何も出来ていない（10％）
②初動対応の担当者は決めている（51%）
③初動対応手順やマニュアルを策定している（55%）
④初動対応訓練を実施している（22%）
Q.初動対応を強化するにあたり不安に感じる部分はどこですか？(複数回答可)
①かけられる時間や人員が不足している（67%）
②かけられる予算が不足している（28%）
③ノウハウが不足している（69%）
④特に不安を感じない（4%）
「出来る限り自社にかかる負担を減らして取り組みたい」、「専門企業のノウハウを取り入れたい」と考えている担当者は、レスキューナウが提供する「アドバイザリーサービス」がオススメです。
レスキューナウが持つノウハウやテンプレート類を提供し、効率よく貴社の初動対応力を強化いたします。
初動対応計画の策定後も不安が残る場合
初動対応計画を策定した後、実際に初動対応訓練を実施した企業から、「定められた時間内に情報を収集しきれなかった」というお声がたくさん寄せられています。
大きな災害が起こった場合、アナログな手法ではスピーディーに処理しきれないことが多いです。
その場合は、初動対応のDXを検討してみてはいかがでしょうか？
スピード勝負となる初動対応において、システムの活用は必須になりつつあります。
すでに安否確認システムは導入している企業も多いと思います。これは、緊急連絡網を見ながら1件1件安否確認するよりも、システムで一括に確認してしまった方が時間も負荷も少なくて済むためです。
この安否確認業務と同様に、システムを導入することで、災害時の情報収集や事業所・取引先の被害確認にかかる時間や負荷を減らすことが可能です。
近年、業務のDXが注目されていますが、災害対応業務も最新のソリューションなどを活用し、より効率的な対応にバージョンアップしてみてはいかがでしょうか？
最後に
初動対応のDXを実現するためのシステムについては、下記リンク先にて詳細をご覧いただけます。
・災害情報の収集をDXするなら「レスキューWeb MAP」
・事業所・取引先の被害確認をDXするなら「ステータスChecker」
ご不明な点がございましたらお問い合わせフォームよりお気兼ねなくお申し付けください。※無理な営業などはございませんのでご安心ください。
